Comunicación interna efectiva, la clave del éxito de una empresa
La comunicación interna en una empresa es de vital importancia para el éxito de la misma. Un correcto flujo de información permitirá a todos los empleados tener siempre en mente los objetivos de la empresa.
Una comunicación interna efectiva evitará que se difundan rumores que afecten las actividades de los empleados. Además, permitirá que las opiniones de todos sean escuchadas y se mejoren los procesos de trabajo.
Aunque es sumamente importante la comunicación interna en una empresa, pocas implementan flujos de comunicación efectivos. El problema es que establecer una comunicación interna efectiva conlleva mucha planeación, esfuerzo y sobre todo constancia.
En este artículo te queremos dar algunos consejos para que hagas un plan de comunicación que ayude a tu empresa a tener éxito.
Flujo de comunicación
El plan de comunicación es un instrumento utilizado para recopilar por escrito la estrategia que se llevará a cabo para lograr una comunicación eficaz. Este plan recopila los objetivos, los recursos y las acciones que se llevarán a cabo para conseguir una buena relación entre todos los integrantes del equipo.
Para hacer un buen flujo de comunicación, se debe especificar la amplitud del proyecto, las metas a alcanzar, los posibles recursos que se necesitarán, así como la previsión de los tiempos que se requerirán para cada etapa.
Alinear con los objetivos
Para hacer un excelente plan de comunicación dentro de nuestra empresa, no debemos tener presente la Misión, Visión y los Valores de la compañía. Serán los principales factores que nos ayuden a tomar las decisiones difíciles.
De dónde partimos
Si bien en un mundo ideal podríamos hacer un plan de comunicación que sólo busque los beneficios de nuestros empleados y con ello el de la empresa.
Sabemos que esto no siempre es así, también debemos considerar aquellos elementos que puedan intervenir de manera directa en la política que se llevará a cabo en la comunicación. Algunos de los elementos a tomar en cuenta serán el cliente interno, los diferentes departamentos de la organización así como accionistas, gerentes y mandos medios de la compañía.
A su vez, es recomendable un análisis de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades para reflejar la situación real y el punto de partida de la organización y así poder definir el contenido del plan.
El ánimo de tus empleados también importa
Antes de definir un plan de comunicación efectivo, es importante detectar el estado de ánimo de de tus colaboradores y cómo ven se sienten respecto al nivel de comunicación interna de la empresa.
Se deberá hacer un diagnóstico previo como por ejemplo un estudio de clima laboral o una encuesta a los empleados para ver cómo es percibido el entorno laboral. Basándonos en los resultados tomaremos las decisiones adecuadas para realizar nuestro plan de comunicación efectivo.
Una vez realizado lo planteado anteriormente se definirá el público objetivo tomando en cuenta que ya se conoce a fondo y sabiendo que la estrategia de comunicación será la adecuada y cubrirá las expectativas y las necesidades de este público.
Definir de los objetivos del plan
Los objetivos del plan de comunicación debe ser definido por una especie de comité integrado necesariamente por altos mandos, el departamento de recursos humanos y algunos empleados seleccionados por sus compañeros.
Tomar las decisiones con la ayuda de un comité permitirá que se cumplan los objetivos y éstos se transmitan en cascada a todos y cada uno de las áreas de la organización.
Lo ideal es fijar un objetivo general el cual coincida con aquello que se quiere comunicar y con la imagen corporativa y también establecer una serie de objetivos específicos los cuales deberán estar ordenados por orden de importancia.
Toma en cuenta los imprevistos
Debemos tener en cuenta escenarios posibles que resulten del plan de comunicación una vez puesto en marcha. Establece una predicción del resultado del plan el cual se corrobora una vez que se ha realizado.
Define las vías de comunicación
Es necesario establecer una vía de comunicación para poder llevar a cabo los objetivos establecidos previamente. Debemos hacer un análisis de las fortalezas y debilidades obtenidas para complementar las acciones a realizar para llevar a cabo el plan de comunicación.
En esta fase se analizarán los mensajes que se quieren transmitir a los diferentes tipos de audiencia dentro de la organización. Tomando en cuenta todos los a todos pero principalmente los colaboradores, directivos, mandos medios y accionistas.
Mide los resultados
Es muy importante fijar los tiempos y los recursos que van a ser utilizados durante el plan de comunicación. Generalmente se fija anualmente y se hace un presupuesto de lo que se va a consumir de recursos según los medios que vayan a ser utilizados. También es importante definir el recurso humano que se va a requerir para poder hacer un costo real.
Se deben elaborar indicadores que permitan hacer la medición de todo lo que se logró, detectar los errores y que se lleven como consecuencia de las modificaciones que no se previeron en el entorno o en el público objetivo.
También se deben establecer los posibles sistemas correctivos que disminuyan los fallos en la consecución de objetivos a alcanzar y a su vez permitan superar las posibles situaciones de crisis que se puedan llegar a manifestar.
Esperamos este artículo te sirva para hacer un plan de comunicación que impulse la el flujo de información en tu empresa. Recuerda que muchas de los errores y faltas de rendimiento de los colaboradores, sólo es porque no tuvieron en claro las indicaciones desde un principio.
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